第4回就業管理ソフトについて(1)

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就業管理ソフトで事務負担を軽減(1)

今回からは、当事務所が提供できる就業管理ソフトについて紹介します。現在タイムカードを利用して労働時間の計算を行っている会社が多いことと思いますが、この方法では、少なくとも大きく分けて、2つの解決しなければならない課題が存在します。1つ目は、タイムカードに打刻された時刻から単純集計を行った場合には、就業規則で定める始業・終業時刻とのずれから、時間外労働手当が発生する可能性があること、2つ目は、適正・正確な労働時間の集計を行おうとすればするほど事務担当者の負担は増していくことという点です。今回は、2つ目の課題の解決に貢献できる労働時間の集計作業の自動化に向けて、労働時間の把握に必要な各種届出の確認作業による労働時間の集計の自動化対策を中心に紹介します。

給与計算を担当する者がしなければならないこと

給与についてお金という財産(資産)という面から、労使のそれぞれ立場で考えてみると「会社に属する財産の減少」と「労働者自身の所有する財産の増加」ということができ、労使双方にとって、その計算の重要な要素となる正確な労働時間を把握することは円満な労使関係にとって非常に重要なことであると思います。
そのため事務を担当するものは、主に次の5つの事項への取り組みが必要となってくるのです。
1.カレンダーを作成し労働日と休日を特定、労働日での始業・終業時刻の定め計画を策定すること
2.出勤簿やタイムカードと予め定めたカレンダー等との違う箇所があれば各労働者に確認
3.労働時間の集計作業して労働時間の把握
4.賃金計算の実施
5.賃金台帳の作成

就業管理ソフトの利用で労働時間の集計を自動化

タイムカードで打刻したデータをパソコンに読み込ませることにより、各人の労働時間の集計作業を行っている場合であれば、速やかな作業の遂行ができるものと思います。しかし、タイムカードに打刻された時刻から単純集計を行った場合には、タイムカードに打刻された時刻から単純集計を行った場合には、就業規則で定める始業・終業時刻とのずれから、時間外労働手当が発生する可能性があることは先にも触れましたが、当事務所より提供できる就業管理ソフトでは、従業員各人が所有する携帯電話やスマートフォン等を利用して、欠勤、遅刻、有給休暇の取得等に関する労働時間の管理に必要な各種届出を作成してもらいデータの送信手続を行っていただけば、会社の事務担当者の承認・否認の手続によって自動的に労働時間の集計作業に反映させることが出来ます。もちろん、それらの届出は履歴の管理もセキュリティーの高いサーバー内にて行われるため無用なトラブルの予防措置がとられ安心して利用していただくことが出来ます。

次回は、労働時間の集計作業の自動化に向けて、労働時間の把握に必要な始業・終業時刻と時間外労働時間の確認作業での活用方法を中心に紹介します。

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