従業員からマイナンバーを取得したら

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いつもお世話になっております。

上田経営管理事務所スタッフブログ担当の川村です。

年末調整や来年からの社会保険の届出等に向けて
従業員のマイナンバーを集めている
事業所様もいらっしゃると思います。

 

今回は、従業員のマイナンバーを取得した後
どのように保管したらよいのか
具体案をいくつか書きたいと思います。

 

マイナンバー保管方法1 紙で保管する場合

 

・金庫、鍵付き棚、鍵付き引き出しに保管する。

・鍵は専用のマイナンバー事務担当者もしくは責任者が管理する。

・金庫等のパスワードは設定した本人しか分からないものにする。
(安易なパスワードで第三者が開くことを防ぐため)

・不用意に紙や付せんにマイナンバーをメモしない。

 

マイナンバー保管方法2 データで保管する場合

 

・パソコンのセキュリティソフトは最新のものにしておく

・パソコンにはパスワードを必ずかける。

・パスワードは設定した本人しか分からないものにする。
(安易なパスワードで第三者が開くことを防ぐため)

・マイナンバーを取り扱うパソコンは他者からのぞき見できない場所に配置するか、囲いを作る。

 

限られた人のみしかマイナンバーを
閲覧できないように工夫しなければなりません。

この工夫というのは、
具体的な案はあれど各事業所様が
一律でそうしなければならないというものではありません。
事業所事業所でできる限りの努力をして
マイナンバーを守っていく必要があります。

マイナンバーは重大な個人情報です。
事業所様が賃金台帳を不用意に
他の従業員に見せないのと同じように
マイナンバーも取扱いには十分気をつける必要があります。

 

 

顧問先の皆様において
マイナンバーに対するご相談など
がありましたらいつでもご連絡下さい。

お力になれるよう尽力いたします。

 

28.12.15 上田経営管理事務所 川村

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