第5回就業管理ソフトについて(2)

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就業管理ソフトで事務負担を軽減(2)

今回は、労働時間の集計作業の自動化に向けて、労働時間の把握に必要な始業・終業時刻と時間外労働時間の確認作業での活用方法を中心に紹介します。前回も触れましたが、タイムカードに打刻された時刻から単純集計を行った場合には、就業規則で定める始業・終業時刻とのずれから、時間外労働手当が発生する可能性があること、そして、適正・正確な労働時間の集計を行おうとすればするほど事務担当者の負担は増していくこと、今回は残業の許可制という観点からアプローチしてみたいと思います。

残業の許可制の管理ができる

今現在多くの会社で時間外労働を行わせる場合に許可制が導入されています。「利益を得る方が証明すべき」という民事的な考え方や、労働基準法で定める賃金台帳の作成にも労働時間を関する記載項目がある点からも理にかなった制度であると思います。
残業の許可制を運用する場合、「残業を行いたい従業員が残業の許可届を作成するのが面倒だ、上司に口頭ですれば間に合う。」として、結果として労働時間の集計作業を行うとき、「上司が承認した残業時間が不明となり、それ以外の残業時間となってしまう」といった具合にうまく運用できていない場合も少なくありません。
当事務所が提供できるソフトを利用により、残業を行う必要のある従業員から、その者の所有する携帯電話やスマートフォンから残業の許可申請を直属の上司などの承認する権限を有するものに送信していただけば、自動的に時間計算に反映させることが出来ますので、事務を担当する方の負担を出来るだけ軽減することが出来ます。

その他の事務担当者の負担の軽減への取り組み

上記のほか『ネットde就業』を活用すれば、次のような事務担当者の負担の軽減への取り組みを行える特徴と機能があります。
機能と特徴について
特  徴 機  能
新たな投資が不要 必要なものは、パソコンとインターネット環境のみ
・ICカード、指紋認証にも対応可能
全国の支店・営業所を一括管理 距離に関係なく全国どこでも一括管理可能
業務の簡素化 ・1日の労働時間(残業・深夜等)の自動計算
・1週の労働時間(残業・深夜等)の自動計算
・算定期間の労働時間(残業・深夜等)の自動計算
あらゆる勤務形態に対応 ・各種変形労働時間制(フレックスタイム制を含む)に対応
フレキシブルな設定が可能 1.部署・社員
・個々の勤務形態に対応可能
2.遅刻・残業・端数処理・データ出力・有給管理
・御社のルールに設定可能

カレンダーの設定ができる

事務担当者は、会社、部署、社員それぞれで個別のカレンダーの設定が可能です。もちろん作成方法がわからなければ当事務所にてサポートすることも可能です。作成したカレンダーは印刷も可能なので書面で交付することも可能ですが、各人別にもうけられた「マイページ」を利用してインターネット上でカレンダーを閲覧できるので、シフト表をいつでも確認することが可能です。

出退勤情報の取得ツールについて

インターネットに接続したパソコンを利用して次の方法により勤怠情報を取得して自動で集計することができます。なお、次回は『カードde勤怠』、『指紋de勤怠』を利用して出社。退社時刻の打刻する方法を紹介いたします。

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